Presidium

• Het presidium wordt voorgesteld de concept notulen van het presidium d.d. 16 mei 2024 vast te stellen.

• De secretaris geeft een toelichting op de raadsagenda.
• Het presidium wordt voorgesteld de planning raadsagenda versie juni 2024 (lange termijn tot 2026) vast te stellen.

• Er zijn geen nieuwe verzoeken ingekomen. 
• De organisatie rondom een raadsinformatieavond met als onderwerp Veiligheidsregio (verzoek fractie CDA) is nog in gang. Hier komt de voorzitter op een later moment op terug.

• Het presidium wordt voorgesteld de concept agenda voor de raad van 2 en 4 juli vast te stellen.

• Het presidium wordt voorgesteld de lijst van ingekomen stukken voor de raad van 2 juli vast te stellen. De lijst van ingekomen stukken wordt op 20 juni 2024 aan de agenda toegevoegd.
• Opmerking: n.a.v. de dorpsschouw 't Hof heeft het bestuur nog een bijdrage gedeeld met de raad. Dit is verwerkt als ingekomen stuk (ingekomen stuk nummer 1512). In deze bijdrage wordt benoemd dat ze nog een reactie willen ontvangen van het gemeentebestuur, in dit geval een reactie van de raad/ de fracties. Deze vraag staat nog open/ het is aan de fracties zelf om met een reactie te komen. Of is een reactie vanuit de raad gewenst?

• Het presidium reflecteert op de raadsvergadering 30 mei 2024
• Het presidium reflecteert op de commissies ABZ, MZ en GZ van 11 en 13 juni 2024
• Het presidium reflecteert op de raadsinformatieavonden inzake Weerbaar Bestuur, Ontwikkelstrategie en PPN/Meicirculaire
• Het presidium reflecteert op het werkbezoek Rythovius college

• Op verzoek van dhr. Van der Hout (LPB) wordt de technische uitwerking van het presidiumbesluit inzake de agendering van het raadsvoorstel 'jaarstukken 2023' geëvalueerd. Het betreft het besluit om dit agendapunt direct bij aanvang van de vergadering te agenderen omwille van de toelichting van de accountant.

• Het presidium evalueert met elkaar het vergaderschema 2024 en maakt afspraken over het op te stellen vergaderschema 2025.
• Het concept vergaderschema 2025 wordt in het presidium van 12 september 2024 besproken. 
• Input MT: flexibiliteit in het plannen van raadsinformatie-avonden wordt gemist. Raadsinformatie-avonden zijn er te weinig en zitten vaak snel vol.

• Het presidium wordt gevraagd het tijdsschema behandeling begroting 2025 e.v. vast te stellen.

Het presidium wordt gevraagd om een standpunt te vormen omtrent het alleen of met andere (Kempen)gemeenten aan te besteden.
-- aanvullende informatie -- 
Bij de totstandkoming van de overeenkomst met de accountant Crowe Foederer in 2021 is besloten om alleen aan te besteden, maar daarbij wel aan te sluiten bij de accountant die ook diensten doet voor andere Kempengemeenten. De facto was hier dus sprake van een gezamenlijke aanbesteding.

De gemeenten Eersel en Bladel hebben reeds hun wens uitgesproken met een gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten (met als voorwaarde/wens dat GRSK en Kempenplus ook mee doen) 

Redenen om samen aan te besteden kunnen zijn:
- de gemeenten en/of gemeenschappelijke regeling werken zoveel samen, bijvoorbeeld wat betreft bedrijfsvoering, dat samen aanbesteden doelmatiger is. Anders gezegd de controles zijn zo met elkaar verweven dat er bij controles door verschillende kantoren zoveel moet worden afgestemd dat het handiger is de controles door één kantoor te laten doen.
- samen aanbesteden kan ook voordelen hebben in het aanbestedingsproces omdat kennis en ervaringen worden gedeeld.

Redenen om niet samen aan te besteden kunnen zijn:
- Capaciteit van accountants: de aanbesteding is voor de accountantskantoren te complex, bijvoorbeeld omdat looptijden verschillen, de processen niet onderling zijn gestandaardiseerd of de planning & control cyclus van de inschrijvers te veel verschillen of juist teveel gelijk lopen waardoor het niet inplanbaar is. Ook vragen meer partijen meer capaciteit van een accountantskantoor. Dit is een probleem in een periode van een tekort aan accountants. Bij een complexe aanbesteding is er een kans op minder inschrijvers.
- Consensus bij alle bestuursorganen: met meerdere gemeenten en/of gemeenschappelijke regeling aanbesteden kan ook betekenen dat het proces voor de gemeenten complex(er) is, omdat stukken dan door alle raden moeten worden vastgesteld. Een deel van deze complexiteit kan worden tegengegaan door de basis samen aan te besteden en vervolgens per gemeente / gemeenschappelijke regeling maatwerk op te nemen.
-de verschillende partijen die aan de gezamenlijke aanbesteding meedoen de inschrijvingen verschillend beoordelen en een andere voorkeur hebben. Het is van belang om hierover vooraf goede afspraken te maken.

• Het presidium wordt gevraagd de wijze van formulering en afhandeling van toezeggingen te evalueren. Een aantal openstaande toezeggingen op de lijst van toezeggingen hebben een 'open eind'. Dit houdt in dat de toezegging geen duidelijk moment van afronding heeft, waardoor het oneindig op een lijst blijft staan. Het  gaat dan bijvoorbeeld om toezeggingen waar een portefeuillehouder toe zegt de raad 'op de hoogte te houden van .....' .

• Het presidium heeft eerder besloten dat insprekers voortaan de gelegenheid krijgen om in te spreken voorafgaande aan het betreffende agendapunt, in plaats van aan het begin van de vergadering. Dit betreft nu nog een informele afspraak. Wanneer het Reglement van Orde wordt herzien, wordt dit ook daarin geformaliseerd. Agenda technisch wordt zo veel als mogelijk rekening gehouden met het éérst behandelen van agendapunten waar insprekers voor zijn.
• Op verzoek van < u>dhr. Jansen (VVD) < /u>is dit agendapunt geagendeerd. Hij wil het met het presidium hebben over a) de uitwerking van dit besluit in het format van de raadsagenda en b) de manier waarop raads- en commissieleden voorafgaande aan de vergadering worden geïnformeerd over insprekers. .

• Naar aanleiding van de avond inzake Weerbaar Bestuur, wordt het presidium gevraagd wat men wil met de actualisatie van het Agressieprotocol. Momenteel werkt de ambtelijke organisatie aan een actualisatie van het agressieprotocol ten aanzien van ambtelijk medewerkers en het dagelijks bestuur. De raad gaat over zijn eigen protocol.
• In paragraaf 6 van het Protocol Omgaan met publieksagressie gemeente Bergeijk 2019 staat nu het e.a. opgenomen over publieke ambtsdragers. De vraag is of de raad wenst aan te sluiten bij een kleine actualisatie van het huidige protocol, of een eigen agressie protocol wil vast stellen.

• Aanwezigheid MT bij raadsuitje?